湄职院〔2016〕77号

关于做好学院2004—2016年度各类档案收集工作的通知

院内各单位：

为了迎接莆田市档案局的检查，根据《莆田市档案局关于做好市直单位2015年度文件材料立卷归档数字化工作的通知》(莆档﹝2016﹞10号)、《关于开展2016年度执法检查的通知》（莆档﹝2016﹞37号）等文件要求、莆田市档案局将对我院档案建设工作进行学年度档案执法检查。基于目前学院没有综合档案室的现状，文书档案、实物档案及外事档案由办公室收集管理，其他各门类档案管理由各个职能部门进行分职能建设与管理。请各单位于2017年1月份初做好相关负责范围的档案进行收集，学院将邀请档案局技术人员来院指导建宗归档。现将具体事宜通知如下：

一、收集范围

1、为了迎接莆田市档案执法检查工作，我院本次收集2004年至2016年期间发生的各类档案。主要包括：学院党政管理、财会档案、声像档案、科研档案、教学类（含学籍）档案、基建档案、设备档案、专题档案等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。各单位文件材料归档范围可参照湄职院〔2011〕7号文件及《湄职院文件材料归档范围和保管期限规定及文书档案保管期限表》（请到学院网页档案管理栏查阅）。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及校际交流中具有保存价值的实物档案。

二、收集要求

（一）各部门要加强本部门归档工作，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理工作，保证归档文件材料收集完整齐全。对于应当归档任何单位和个人不得据为己有。

（二）各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位。

（三）立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。归档的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

（四）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

(五)各类归档文件材料要与电子目录相对应并注明档案名称。

三、档案类别与收集保管部门

四、文书档案的移交

各单位根据《湄职院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的职责内容，将2004 -2016年间的文书档案（未移交）整理后于2017年1月10日之前移交办公室统一数字化与处理归档。

1、发文范围的文件材料：2004 -2016年度由各单位起草完成的以学院名义发文的文件材料，由相应完成部门整理移交办公室档案室。各单位移交时请填写移交清单和学院文件登记表，将纸质材料、电子版文件、移交清单、学院文件登记表一同移交办公室档案室，若无电子版则需对纸质材料用扫描的方式进行数据化处理。

2、以部门名义内部文件材料：对于内部文件（本部门名义发文的）文件材料，请将2004-2016年度的内部文件整理后按年份及时间前后顺序，并按年份填写内部文件登记表和移交清单，将纸质材料、电子版文件、文件登记表、移交清单一同移交办公室档案室，若无电子版则需对纸质材料用扫描的方式进行数据化处理。

3、属于学院收文、寄来或带回的上级文件材料：对2004 -2016年直接收到的上级机关寄来的文件，以及各部门参加上级机关组织的会议带回的文件材料，请及时移交办公室统一办理公文处理流程。由办公室收文员按年份及时间前后顺序整理后，并按年份填写收文文件登记表和移交清单，将纸质材料、电子版文件、文件登记表、移交清单一同移交办公室档案室，若无电子版需对纸质材料用扫描的方式进行数据化。

五、档案收集情况检查

学院将于2017年期初组织人员对收集情况进行检查，并邀请档案局技术人员进行指导建档，逾期因未收集到位，对学院造成不良后果的，学院将按规定追究相关单位责任。

附件1：莆田市档案局关于做好市直单位2015年度文件材料立卷归档数字化工作的通知（莆档﹝2016﹞10号）

附件2：关于开展2016年度执法检查的通知（莆档﹝2016﹞37号）

湄洲湾职业技术学院

                                           2016年12月 29日

  湄洲湾职业技术学院办公室                  2016年12 月29 日印发          

附件一

附件二

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